Witte kassa nodig of niet? Drempels en uitzonderingen 2026

Als horeca-uitbater in België hoor je overal over de witte kassa, GKS 2.0 en verplichte FDM's. Maar geldt die verplichting ook voor jouw zaak? Niet elke horecazaak heeft een gecertificeerd kassasysteem nodig. De wet hanteert een duidelijke omzetdrempel, maar de praktijk roept nog veel vragen op: welke omzet telt mee? Wanneer moet ik overschakelen? En wat als ik net onder die grens blijf?

In dit artikel doorlopen we alle drempels, uitzonderingen en deadlines. Zo weet je exact of jouw zaak een witte kassa nodig heeft en wanneer je in actie moet komen.

Wat is de omzetdrempel voor een witte kassa?

Sinds 1 juli 2016 hanteert de FOD Financiën een omzetdrempel van €25.000 voor de horeca. Haal je per kalenderjaar minstens dit bedrag aan omzet, dan ben je verplicht om een gecertificeerd kassasysteem te gebruiken. Die omzet moet bestaan uit verkoop van voedingswaren en dranken voor directe consumptie, ter plaatse of om mee te nemen.

Die €25.000 is excl. btw. Werk je met verschillende btw-tarieven (6%, 12%, 21%), dan tel je alle horeca-omzet samen. Omzet uit andere activiteiten, zoals de verkoop van merchandising of huur van een zaal zonder catering, telt niet mee.

Hoe bereken je of je de drempel haalt?

De FOD Financiën kijkt naar je jaaromzet. Als je in 2025 bijvoorbeeld €28.000 excl. btw omzet haalt uit je café, zit je boven de drempel en moet je in 2026 een gecertificeerd kassasysteem gebruiken.

Let op: nieuwe zaken hebben vanaf dag één een witte kassa nodig als ze verwachten meer dan €25.000 te halen. Je kunt niet eerst zonder starten en pas later overschakelen. Voor nieuwe zaken die na 1 juli 2026 openen, geldt de verplichting onmiddellijk. Voor bestaande zaken is er een tolerantieperiode.

Wat telt niet mee voor de drempel?

Niet alle omzet is horeca-omzet in de ogen van de wet:

• Afhaalmaaltijden zonder consumptie ter plaatse (maar dat is grijs gebied: FoodPanda, Uber Eats e.d. tellen wél mee als je zaak een terras of zitruimte heeft).
• Traiteuromzet: kant-en-klare maaltijden voor thuis die je in de winkel verkoopt, zonder directe consumptie.
• Verhuur zonder catering: huur je een zaal uit en brengt de klant eigen drank en eten mee, dan is dat geen horeca-omzet.
• Retail: verkoop van flessen wijn, blikjes frisdrank of verpakte koekjes telt niet mee als het gaat om meenemen zonder consumptie.

In de praktijk is de grens soms lastig. Heb je twijfel? Bespreek je situatie met je boekhouder. Zij kennen je jaarrekening en kunnen inschatten of je boven de drempel uitkomt.

Uitzonderingen: wie heeft géén witte kassa nodig?

Er zijn twee grote groepen die geen gecertificeerd kassasysteem nodig hebben:

1. Omzet onder €25.000 per jaar

Blijf je consequent onder die drempel, dan valt je zaak niet onder de GKS-wetgeving. Je mag blijven werken met een klassieke kassa, een simpel afrekensysteem of zelfs handmatige bonnetjes.

Maar pas op: blijf je bewust onder de grens door omzet niet te registreren, dan pleeg je fiscale fraude. De FOD Financiën controleert steekproefsgewijs en kruist gegevens met btw-aangiftes, sociale-zekerheidsbijdragen en leveranciersdata. Wie betrapt wordt op zwartwerk riskeert zware boetes én strafrechtelijke vervolging.

Blijf je eerlijk onder €25.000? Dan is er geen probleem. Veel kleine cafés, buurtbistro's of occasionele pop-ups halen die grens niet en werken legaal zonder gecertificeerde kassa.

2. Specifieke uitzonderingen in de wet

De GKS-wetgeving sluit enkele activiteiten expliciet uit:

• Automaten zonder bediening: denk aan snackautomaten op stations of in bedrijven. Die vallen niet onder de kassaverplichting (maar de exploitant moet wel boekhouding voeren).
• Ambulante handel op markten: kraamhouders die drankjes of snacks verkopen op weekmarkten of festivals hebben geen witte kassa nodig. Let wel: vaste marktkramen met terras of structurele horeca-activiteiten vallen wél onder de wet.
• Festivals en tijdelijke events: als je eenmalig of occasioneel optreedt op een festival (één weekend per jaar), ben je vrijgesteld. Maar organiseer je meerdere events of heb je een vaste festivalbar, dan word je als structurele horeca-uitbater beschouwd.
• Leveringen aan andere bedrijven (B2B): groothandel in dranken of catering voor bedrijfsevenementen zonder rechtstreekse consumptie valt buiten de GKS-wetgeving.

Zit je in een grijs gebied? Vraag schriftelijk advies bij de FOD Financiën of laat je boekhouder een ruling aanvragen. Zo voorkom je discussies achteraf.

Deadlines GKS 2.0: wanneer moet jouw zaak conform zijn?

Als je boven de €25.000 omzet uitkomt, hangt je deadline af van wanneer je zaak opende en welke omzet je sinds 2016 hebt gedraaid. De FOD Financiën deelt bestaande zaken op in drie cohorten:

Tolerantieperiode tot 30 juni 2026

Alle bestaande zaken die al een witte kassa GKS 1.0 hadden, mogen die blijven gebruiken tot 30 juni 2026. Vanaf 1 juli 2026 moet iedereen overschakelen naar een GKS 2.0-gecertificeerd systeem.

Die tolerantieperiode geldt alleen voor zaken die vóór 1 juli 2024 al actief waren. Nieuwe zaken die na die datum openen, moeten meteen starten met GKS 2.0.

Cohort 1: omzet vóór of in 2017

Heb je vóór of tijdens 2017 meer dan €25.000 omzet gedraaid? Dan val je in cohort 1 en is je deadline 1 juli 2027. Tegen die datum moet je een volledig GKS 2.0-systeem gebruiken.

Cohort 2: omzet tussen 2018 en 2021

Draaiden je eerste jaren onder de drempel en haalde je tussen 2018 en 2021 voor het eerst €25.000? Dan zit je in cohort 2 met deadline 1 juli 2028.

Cohort 3: omzet vanaf 2022

Opende je na 2021 of haalde je pas sinds 2022 de omzetdrempel? Dan behoor je tot cohort 3 en heb je tot 1 januari 2029 de tijd.

Nieuwe zaken vanaf 1 juli 2026

Open je na 1 juli 2026 een nieuwe horecazaak en verwacht je meer dan €25.000 omzet, dan moet je onmiddellijk starten met een GKS 2.0-gecertificeerd kassasysteem. Er is geen tolerantieperiode voor nieuwe uitbaters.

Wil je checken in welk cohort je valt? Kijk naar je btw-aangiftes sinds 2016 of vraag het na bij je boekhouder. Zij hebben alle cijfers paraat.

Wat als je vlak onder de drempel blijft?

Misschien denk je: "Ik houd mijn omzet gewoon onder €25.000, dan hoef ik geen dure kassa aan te schaffen." Dat kan, maar er zijn risico's en nadelen.

Nadelen van bewust onder de drempel blijven

1. Beperkte groei: je houdt je zaak kunstmatig klein. Wil je ooit uitbreiden, een terras toevoegen of een extra medewerker aannemen, dan loop je meteen tegen de grens aan.
2. Verhoogd controlerisico: de FOD Financiën let extra op zaken die jarenlang nét onder €25.000 blijven. Controleurs kruisen je omzet met inkoopfacturen, personeelskosten en huurprijzen. Als de cijfers niet kloppen, volgt een grondige audit.
3. Geen moderne tools: zonder kassasysteem mis je inzichten in populaire gerechten, piekmomenten, voorraad en klantgedrag. Je concurrent met een slim kassasysteem optimaliseert zijn menu en marketing, terwijl jij in het duister tast.
4. Beperkte betalingsopties: klanten verwachten vandaag contactloos betalen, QR-codes, digitale bonnetjes en loyaliteitsprogramma's. Zonder geïntegreerd systeem bied je een ouderwetse ervaring.

Wanneer is onder de drempel blijven zinvol?

Er zijn legitieme redenen om klein te blijven:

• Je runt een hobbyproject naast je hoofdbaan: een kleine tearoom open op zaterdag, een occasionele pop-up.
• Je bent met pensioen en wil een bescheiden buurtcafé runnen zonder stress.
• Je zaak is seizoensgebonden: een strandbar die drie maanden per jaar open is en structureel onder €25.000 blijft.

In die gevallen is een witte kassa inderdaad overbodig. Maar werk je fulltime in de horeca, heb je ambities om te groeien, of haal je al jaren tussen €20.000 en €25.000? Dan loont het om wél te investeren in een gecertificeerd kassasysteem.

Waarom tóch kiezen voor een witte kassa, ook onder de drempel?

Steeds meer kleine zaken onder de omzetdrempel kiezen vrijwillig voor een gecertificeerd kassasysteem. De redenen:

1. Toekomstbestendig

Groei je door, dan ben je al conform. Je hoeft niet op het laatste moment in paniek een nieuw systeem te installeren en je team op te leiden.

2. Professionele uitstraling

Klanten vertrouwen een zaak met een modern kassasysteem meer. Digitale bonnetjes, snelle betalingen en een overzichtelijke app stralen professionaliteit uit.

3. Betere boekhouding

Een gecertificeerd systeem exporteert data rechtstreeks naar je boekhouder. Geen handmatige invoer meer, minder fouten, snellere btw-aangiftes. Dat scheelt tijd en boekhoudkosten.

4. Klantenbinding

Met een systeem zoals Possup bouw je een klantendatabase op, stuur je gerichte promoties en lanceer je een loyaliteitsprogramma. Dat verhoogt je omzet en klantloyaliteit.

5. Live-inzichten

Je ziet in real-time welke gerechten goed lopen, welke medewerker de meeste verkoop doet en wanneer je drukste uren zijn. Die data helpen je slimmer in te kopen, je menu te optimaliseren en je marketing te richten.

Een systeem zoals Possup kost €89 per maand voor de POS-basis, inclusief cloud-FDM en GKS 2.0-certificering. Voeg je de Klantenbinding-module toe, dan betaal je €138 per maand voor een volledig platform dat zowel kassasysteem, loyaliteit, reserveringen als marketing combineert. Maandelijks opzegbaar, geen lock-in.

Meer weten over hoe je het juiste kassasysteem kiest? Lees onze gids Kassasysteem kiezen België 2026.

Hoe weet je zeker of je conform bent?

Als je boven de drempel zit en een kassasysteem hebt geïnstalleerd, controleer dan deze punten:

1. GKS 2.0-certificaat

Je leverancier moet een geldig certificaat hebben van de FOD Financiën. Vraag een kopie op of check de officiële lijst op de website van Financiën. Possup is volledig gecertificeerd voor GKS 2.0.

2. Cloud-FDM actief

Je fiscale datamodule (FDM) moet online draaien en automatisch data naar de FOD sturen. Bij Possup zit de cloud-FDM inbegrepen, zonder extra abonnement.

3. Juiste btw-tarieven

Controleer of je kassasysteem de correcte btw-percentages toepast: 6% voor eten ter plaatse, 12% voor dranken (of 21% voor alcoholische dranken boven 0,5% vol.), afhankelijk van je situatie. Possup past automatisch de juiste tarieven toe.

4. Digitale bonnetjes conform

Elke bon moet minstens deze gegevens bevatten: btw-nummer zaak, datum en tijd, artikelomschrijving, prijs excl. en incl. btw, btw-bedrag per tarief, uniek bonnummer en FDM-handtekening.

5. Regelmatige updates

De wetgeving evolueert. Zorg dat je leverancier updates pusht zodra de FOD nieuwe eisen invoert. Bij Possup gebeurt dat automatisch via de cloud.

Heb je twijfels of je systeem conform is? Vraag een controle aan bij je leverancier of laat je boekhouder meekijken. Beter nu een kleine aanpassing dan later een boete.

Veelgestelde vragen: witte kassa en omzetdrempel

Moet ik een witte kassa hebben als ik €24.000 omzet haal?

Nee, zolang je onder de €25.000 blijft ben je niet verplicht. Maar wil je groeien of professionaliseren, dan is een gecertificeerd kassasysteem een slimme investering.

Telt omzet uit takeaway en delivery mee voor de drempel?

Ja, als je zaak een fysieke locatie heeft waar klanten kunnen eten of drinken, telt alle horeca-omzet mee. Ook bestellingen via Uber Eats of Deliveroo vallen onder de GKS-wetgeving.

Wat als ik pas in oktober 2026 de drempel haal?

Dan moet je vóór het einde van dat jaar een gecertificeerd kassasysteem installeren. De verplichting geldt vanaf het moment dat je de drempel overschrijdt, niet pas het jaar erna.

Kan ik zelf een kassasysteem bouwen en laten certificeren?

Theoretisch kan dat, maar het certificeringsproces is complex en duur. De meeste uitbaters kiezen voor een bestaande oplossing zoals Possup, die al volledig gecertificeerd is.

Hoe controleert de FOD of ik een witte kassa gebruik?

De FOD voert steekproeven uit, kruist data met btw-aangiftes en kan op elk moment je zaak bezoeken. Zij kunnen ook rechtstreeks in je cloud-FDM kijken om te verifiëren of alle verkopen correct geregistreerd zijn.

Conclusie: ken je drempel, kies bewust

Of je een witte kassa nodig hebt, hangt af van je omzet, je ambities en je situatie. De omzetdrempel van €25.000 is duidelijk: haal je die niet, dan ben je niet verplicht. Maar blijf je bewust onder die grens zonder groeiplannen, dan mis je kansen.

Voor de meeste horeca-uitbaters loont het om te investeren in een gecertificeerd kassasysteem, zelfs als je net onder de drempel zit. Je bent toekomstbestendig, professionaliseert je zaak en krijgt waardevolle inzichten die je omzet en winstmarge verhogen.

Wil je meer weten over hoe een witte kassa werkt? Lees dan onze volledige gids over GKS 2.0. Of ontdek hoe je met slimme klantenbinding je restaurant-omzet verhoogt, ook als je nét boven de drempel zit.

Ben je klaar om je zaak toekomstbestendig te maken met een slim, betaalbaar kassasysteem? Probeer Possup 14 dagen gratis en ervaar zelf hoe eenvoudig GKS 2.0 kan zijn.