GKS 2.0 deadlines per cohort — wanneer moet jouw zaak over?

De migratie naar GKS 2.0 (de nieuwe witte kassa met cloud-FDM) is geen schok-moment maar een gefaseerde overgang. FOD Financiën spreidt de verplichting over drie cohorten op basis van wanneer een zaak gestart is. Wie weet in welk cohort hij valt, kan veel rustiger plannen.

Deze gids geeft de exacte deadlines per cohort, de uitzonderingen, en wat je vandaag al moet voorbereiden om geen verrassingen te krijgen.

De huidige tijdlijn (vastgelegd door FOD Financiën)

Tot 30 juni 2026 — Tolerantieperiode

In deze periode mogen zowel GKS 1.0 (huidige blackbox) als GKS 2.0 (nieuwe cloud-FDM) gebruikt worden voor alle zaken. Geen actie vereist voor wie al GKS 1.0 heeft.

1 juli 2026 — Verplicht voor nieuwe zaken

Vanaf deze datum mogen NIEUWE horecazaken die starten alleen GKS 2.0-conforme kassa's gebruiken. Nieuwe zaken die GKS 1.0 willen activeren zijn niet meer mogelijk.

1 juli 2027 — Cohort 1 deadline

Zaken die hun GKS-registratie aanvroegen voor 31 december 2017 moeten ten laatste op deze datum GKS 2.0 hebben. Deze cohort heeft de meeste GKS-systemen die nu obsoleet aan het worden zijn.

1 juli 2028 — Cohort 2 deadline

Zaken met GKS-registratie tussen 1 januari 2018 en 31 december 2021 hebben tot deze datum.

1 januari 2029 — Cohort 3 deadline

Zaken met GKS-registratie vanaf 1 januari 2022 hebben tot deze datum. De laatste in de migratie.

In welk cohort val jij?

Drie scenario's.

Scenario A — Je hebt een witte kassa sinds voor 2018

Je zit in Cohort 1. Deadline: 1 juli 2027. Je hebt nog ongeveer een jaar.

Wat je nu moet doen:

• Check of je huidige kassa-leverancier een GKS 2.0-pad heeft
• Vraag een offerte voor migratie naar cloud-FDM
• Plan de switch voor Q4 2026 of Q1 2027 (vermijd zomerperiode wegens drukte)

Scenario B — Je startte tussen 2018 en eind 2021

Je zit in Cohort 2. Deadline: 1 juli 2028. Iets meer tijd.

Wat je nu kunt doen:

• Begin met vergelijken van leveranciers
• Vraag offertes voor Q1-Q2 2027
• Beslis welke type FDM (cloud of blackbox 2.0)

Scenario C — Je startte in 2022 of later

Je zit in Cohort 3. Deadline: 1 januari 2029. Veel tijd, maar niet eindeloos.

Wat je kunt doen:

• Beginnen oriënteren over moderne kassa-opties
• Bij vervangings-moment van huidige hardware: meteen overstappen naar GKS 2.0 i.p.v. blackbox vernieuwen

Hoe weet ik exact in welk cohort ik val?

Op je certificaat van GKS-registratie staat de datum van eerste aanvraag. Dit is jouw cohort-bepalende datum.

Niet meer terug te vinden? Vraag het op bij FOD Financiën via My Minfin of bij je accountant. Standaard kan binnen 2 weken.

Welke zaken hebben helemaal geen GKS nodig?

Niet elke horecazaak valt onder de GKS-verplichting. De omzetdrempel is 25.000 euro per jaar specifiek voor het serveren van eten ter plaatse (sinds 1 juli 2016).

Zaken die NIET onder GKS vallen:

• Bars met enkel drank-verkoop (zonder maaltijd-aanbod)
• Zaken met minder dan 25.000 euro maaltijd-omzet per jaar
• Foodtrucks die alleen bij events werken (mits onder de drempel)
• Catering aan huis met onder de drempel

Wel onder GKS:

• Restaurants
• Brasseries
• Bistros
• Take-away die maaltijden bereidt (broodjeszaken, sushi)
• Cafés die ook eten serveren (zelfs lichte snacks tellen mee)

Kostenraming voor migratie

Verschil tussen GKS 1.0 (oude blackbox) en GKS 2.0:

Bij oude leverancier blijven (blackbox 2.0):

• Nieuwe GKS 2.0 blackbox: 280-450 euro eenmalig
• Eventueel nieuwe kassa-software-licentie
• Mogelijk migratie-fee bij leverancier
• Risico: vendor lock-in

Switchen naar cloud-FDM kassa (zoals Possup):

• Geen aparte hardware-kost
• Maandelijks abonnement (89 euro voor POS-basis)
• Migratie typisch 3-7 dagen
• Geen lock-in, maandelijks opzegbaar

Veel cohort-1-zaken kiezen voor de cloud-FDM-route omdat ze sowieso hun verouderde systeem moeten vervangen. Het is geen "blackbox kopen" maar "totaal upgraden".

Wat je vandaag moet voorbereiden (alle cohorten)

Drie acties, ongeacht je cohort.

Actie 1 — Documenteer je huidige setup

• Welke kassa-leverancier?
• Welke FDM-leverancier (apart of inbegrepen)?
• Welke betaalprovider?
• Hoeveel kassa-toestellen?
• Wat is je huidige maandelijkse kost?

Actie 2 — Vraag drie offertes voor GKS 2.0

Eén bij je huidige leverancier (vraag of ze GKS 2.0-pad hebben). Twee bij alternatieven.

Vergelijk:

• Totale jaarprijs
• Contract-duur
• Cloud-FDM vs blackbox
• Wat zit er in (reserveringen, marketing, hardware)

Actie 3 — Plan de migratie buiten piek-periode

Vermijd zomer (juni-augustus) en eindejaar (december). Beste momenten:

• Q1 (januari-maart): rustige periode
• Q2 vroeg (april-mei): voor de zomerdrukte

Migratie buiten piek = minder stress, minder risico op problemen tijdens drukke shifts.

Wat gebeurt er als ik mijn deadline mis?

FOD Financiën heeft aangegeven dat na cohort-deadline gebruikmaken van niet-conforme kassa's tot administratieve boetes kan leiden:

• Eerste vaststelling: typisch 500-1.500 euro
• Herhaling: progressief hoger
• Bewust niet-conform: ernstige fiscale gevolgen mogelijk

In praktijk: handhaving start typisch een paar maanden na cohort-deadline. De boete-aanpak is meer "tikje op de vingers" voor goeie wil dan "vernietigend" — maar liever niet riskeren.

Hoe Possup dit aanpakt

Drie redenen waarom Possup voor cohort-migraties aantrekkelijk is.

Eén — Cloud-FDM standaard inbegrepen in POS-basis (89 euro/maand). Geen aparte hardware-aankoop, geen aparte FDM-abonnement.

Twee — Snelle migratie: typisch 3-7 dagen tussen contract en live-go. Veel sneller dan oude leveranciers.

Drie — Geen lock-in: maandelijks opzegbaar. Als Possup niet bevalt na een maand, kun je teruggaan naar wat je had zonder boete.

Concrete actie deze week

1. Zoek je GKS-registratiedatum op. Dit bepaalt je cohort en deadline.

2. Reken hoeveel maanden je hebt tot deadline. Cohort 1: 12-13 maanden. Cohort 2: 24-25 maanden. Cohort 3: 30+ maanden.

3. Begin oriëntatie nu, niet bij deadline. Een goeie migratie vraagt 3-6 maanden voorbereiding.

4. Vraag een Possup-quote voor jouw cohort om concrete prijs en migratie-pad te zien. Of lees eerst onze witte kassa kost-gids voor een eerlijk prijsoverzicht.

GKS 2.0-migratie is een verplichting, maar ook een kans. Wie ze gebruikt om over te stappen naar moderne software, krijgt vaak betere reserveringen, klantenbinding en automatisering bij hetzelfde prijspunt.

---

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn huidige blackbox upgraden naar GKS 2.0? Afhankelijk van leverancier. Sommige bieden upgrade-pad aan, andere vereisen nieuwe hardware. Vraag dit expliciet.

Wat als ik nu nog onder de 25.000 euro drempel zit? Geen GKS-verplichting tot je over de drempel komt. Maar veel zaken kiezen toch voor een goeie kassa wegens efficiëntie en rapportering.

Mag ik mijn cohort-deadline uitstellen? In uitzonderlijke omstandigheden (faillissement, ziekte, overmacht) kan FOD soms uitstel geven. Aanvraag via je accountant.

Wat als ik mijn zaak verkoop voor de deadline? De nieuwe eigenaar valt onder zijn eigen registratiedatum (dat is dan een nieuwe zaak), wat een nieuwe cohort-bepaling triggert.

Is GKS 2.0 ook van toepassing op foodtrucks? Ja, mits ze regelmatig op de openbare weg werken en boven de drempel zijn. Festival-only trucks vaak niet.

Wil je weten in welk cohort je valt + welk migratie-pad past? Stuur ons je situatie — gratis advies, geen verkoopdruk.